什么是文档管理?

文档管理是一种软件, 跟踪, 并存储包括pdf在内的数字文档, 文字处理文件, 数码照片. 文档管理是ECM流程中的一个步骤. 企业内容管理通常称为文档管理. 它管理组织内容的所有方面.

一个可靠的文档管理系统需要一个简单的用户界面, 文档共享的工具, 移动能力, 以及版本管理功能. 这允许您不必在一个地方就可以一起处理单个文档.

ECM和CMS的区别是什么?

而CMS允许用户使用Microsoft Word或类似的应用程序创建文档, ECM支持对映像的管理, audio, 以及许多其他视觉材料用于展示.

随着ECM解决方案的出现，文档管理格局正在发生变化.

过去的企业内容管理(ECM)功能不再完全反映用户创建的方式, 使用, 与信息交互. 查看下面的资源，了解更多关于向内容服务转变的信息, 需要考虑的关键功能, 你可以采取一些步骤来接受一个可靠的策略.

布什兄弟优化应付账款和应收账款节省350美元,ECM解决方案.

所面临的挑战

尽管布什兄弟公司的大量财务流程几乎都是由edi驱动的, 它的AP和AR部门被纸吞没了. 该公司的文件密集型质量控制流程每天在其生产工厂产生成堆的纸张. 满足内部和FDA的留任要求, 该公司每年在现场存储不少于90个银行箱，然后再付费在场外存储7年. 当公司发现了Hyland的OnBase后，一切都改变了.

搬运工保险公司于1986年在田纳西州成立，是一家区域性财产和意外伤害保险公司, 提供个人和商业汽车产品和服务. 从那时起, 该公司已扩展到阿拉巴马州, 乔治亚州, 印第安纳州, 密苏里州, 南卡罗来纳州和弗吉尼亚州.

今天，超过700家独立的保险机构提供搬运工的保险产品. 直到2005年, 当搬运工发现了Hyland软件的OnBase, 这家公司完全依赖纸质记录, 用笨重的文件柜填满地板，导致低效的业务流程. 几名索赔助理的唯一工作就是手动输入和设置通过网站提交的新索赔，这是一项动手操作且繁琐的任务，几乎没有时间直接与客户打交道.

如今，OnBase实现了整个过程的自动化. 搬运工不再使用纸质文件, 该公司简化了从处理索赔到管理应付账款的一切，以便支票按时送达.

所面临的挑战

依赖纸质文件的最大挑战之一就是员工要花时间和精力在30份文件中进行搜索,他们需要的文件有000个, 然后重新归档. 手动输入索赔要求的三名秘书几乎没有时间做其他任务. 尽管索赔是通过运输公司的网站以数字形式提交的, 如果不重新输入，就无法将信息输入到搬运工的计算机系统中. 系统之间不能“对话”. 应付账款也是一个手工流程. 没有制衡机制来确保支付及时到位.

如果已批准的索赔被搁置太久而没有付款, 没有人被自动通知, 延迟一些付款的速度. 同时，也没有防范欺诈的系统来追踪谁在支票上签字并发送支票. 除了只使用纸张，其他业务流程也过时了. 搬运工仍在使用磁带录音机录制客户电话. 回顾那些磁带很乏味. 此外，如果磁带丢失了，唱片也就没有了.

的旅程

搬运工保险公司在2005年开始使用OnBase. 公司总裁自己做了研究，以找到一种可以消除纸质记录并提高业务效率的系统. 起初, 搬运工只使用OnBase来扫描和检索文件——这是OnBase的一个很有价值的功能, 但这只是它全部能力的一小部分. 而搬运工最初与一家技术咨询公司合作进行基本安装, 他们意识到，要向前发展，他们需要一个拥有更先进的OnBase技能和保险行业专业知识的合作伙伴.

然后, 2008年左右, 该公司发现了金沙乐娱app下载技术解决方案, 这家公司也位于田纳西州，多次获奖. 他们需要一种方法来让索赔代表管理所有传入的信息——包括文件和电话录音——以及索赔的所有方面——合法, 受伤, 打捞, 代位权-单电脑系统. 金沙乐娱app下载建立了一个以OnBase为基础的系统来存放所有传入的文档, 数据和通话记录集中在一起. 利用他们的行业知识和技术专长, 金沙乐娱app下载创建了一个完全简化索赔过程的系统.

今天, 搬运工使用OnBase的各种任务, 包括索赔和承保, 发票审批和一些金沙乐娱app下载工作. OnBase的模块化结构允许搬运工从基本功能开始，并在发现额外需求时添加功能. 不仅仅是一个文件管理系统, 搬运工发现OnBase可以扩展到整个业务，不仅可以处理纸质记录引起的问题, 但是沟通障碍, 数据仓库, 低效的业务流程等等.

• 不需要存储纸质文件 -搬运工能够扔掉所有的旧文件柜，消除了寻找记录的需要. 所有文档和数据现在都在OnBase系统中, 点击鼠标就能进入的地方.
• 无需手动输入 -提交到网站的索赔会自动推送到OnBase, 消除手动输入数据的过程, 腾出员工的时间来专注于客户服务. OnBase自动开始处理索赔，不需要重新输入或索引.
• 自动通知 -自动发出部门间通知，提醒承保理赔活动. 的发票, 如果已批准的付款排队时间过长, 一封电子邮件发出，提醒应付账款开出支票.
• 更快的处理 -处理申索的速度大大加快，无需纸张文件和手动输入.
• 更好的协作 —多个员工可以在不同位置同时查看文档. 如果理赔员需要问保险人一个问题, 他们可以在电话里聊天，一起看同一份文件.
• 欺诈防范 -控制措施到位，以确保支票在不应该签发的时候没有签发. OnBase跟踪已批准付款的监控器, 所以如果有问题或疑问，可以直接找那个人.
• 不再有数据竖井 -所有数据和信息都可以从一个仪表板访问, 允许员工在一个地方管理一切.
• 没有磁带 -录制数字音频文件，然后自动通过电子邮件发送给调节器. 这些文件存储在OnBase的索赔记录中，确保它们永远不会丢失.
• 虚拟打印 -不需要打印和扫描文件，把他们放在OnBase. 文档可以直接从Word等应用程序传输, Excel, 记事本, Adobe, 电子邮件, web页面和许多更简单的使用OnBase虚拟打印驱动程序模块.
• 方便的文件存储 —文件始终以本机格式存储.

在一起, Hyland软件和金沙乐娱app下载技术解决方案已经帮助无数保险公司摆脱了纸质文件, 创建更高效的工作流程, 节省时间，降低底线. 他们了解保险业的独特需求，以及可以通过精心设计和管理的技术解决的问题.

如果你准备让你的公司在内容管理方面拥有竞争优势, 请金沙乐娱app下载了解更多信息.

1. OnBase的费用是多少?

金沙乐娱app下载的目标是使选择和实现OnBase尽可能容易，使您的投资最大化. 价格已经包括在金沙乐娱app下载的网站上，包括软件和服务在非常有竞争力的价格点.

2. OnBase的三个订阅级别之间有什么区别?

与 至关重要的, 你将获得OnBase平台的最大份额和功能, 包括与你每天使用的系统(如Outlook和ERP系统)进行无代码集成的能力.

与 先进的, 您将获得智能自动化和工作流最新创新的额外好处, 消除手工任务，提高业务流程的可见性.

与 总理，您将体验到OnBase平台的真正区别. 在访问数据库或电子表格中快速创建您今天可能正在管理的任何数量的数据应用程序. 

3. 使用总理，我必须为每个应用程序支付用户许可证吗?

例如, 如果我为金沙乐娱app下载的员工创建一个金沙乐娱app下载应用程序，然后可能是一个IT帮助台应用程序, 我需要为那个用户支付两次费用吗?

很好的问题! 答案是否定的，在这里你很快就能看到投资的回报. 一旦用户获得了总理的许可, 他们可以访问你在OnBase平台上开发的任何应用程序.

4. 我以为OnBase是一个文档管理解决方案. 我不确定我是否理解快速数据应用的部分.

纸张是90年代的东西! 今天金沙乐娱app下载都意识到，“信息”在您的组织中流动，而不仅仅是文件. 您可以利用所有的协作, 审计, 保留策略管理, 以及OnBase提供的工作流和审查功能，这些功能甚至可能没有与之相关的文档. 这是一个真正的机会，可以减少您管理和支付的系统数量，并将它们迁移到单个系统中, 全集成解决方案.

5. OnBase在云中可用吗?

是的! 你可以购买OnBase作为一个on - premise解决方案或Hyland Cloud. 用海兰德云, 您将获得一个安全可靠的基础设施，Hyland管理使您从服务器管理的担忧中解脱出来, 许可, 和备份.

6. 如果我购买OnBase On-Premise，我仍然可以将其作为基于web的解决方案交付给我的员工吗?

是的! OnBase为您提供了多个客户端的选项，包括将在Windows上运行的零占用的瘦客户端, macbook, 或者chrome笔记本.

7. 实现OnBase需要多长时间?

根据您选择的是内部部署还是云计算，系统可以在一天内安装完成. 通常驱动时间线的是客户端，并基于资源的可用性, 等. 大多数解决方案可以在三个月或更短的时间内交付, 但关于OnBase要记住的重要一点是，在未来20多年里，您可以扩展解决方案并在整个组织和应用程序中提供额外的价值.

8. 我可以在AP之外使用OnBase吗?

是的，是的，是的!! 事实上, 为您部署到OnBase的每个附加解决方案, 你的投资回报只会增加. AP之外的常见用例包括HR, 合同管理, 供应商管理, 新申请处理, 续签, 保险索赔, 遵守年度安全评估, IT支持帮助台, 贷款处理, 授权管理, 新生入学人数, 等. 任何有信息进入组织的地方, 手动输入、处理或批准这些信息, 并且希望看到这个过程是OnBase的一个很好的候选人.

9. OnBase提供培训项目吗?

是的. OnBase为个人提供获得认证和支持认可的培训计划, 一个社区网站，你可以在那里了解产品并与其他客户合作, 以及一个高级订阅包，以查看整个培训视频和实践活动的图书馆.

10. 支持是什么样的?

在金沙乐娱app下载技术解决方案公司, 金沙乐娱app下载的目标是深入了解您的业务，并在技术如何帮助您成长方面提供指导. 基于这段关系的水平, 金沙乐娱app下载是您实施和长期支持的一线联系人，包括战略规划. 金沙乐娱app下载的许多客户将这种专业知识与不断增长的内部员工相结合，成为OnBase管理员，以帮助您最大限度地提高对平台的投资. 无论您的需求是什么级别，金沙乐娱app下载技术解决方案都可以为您提供支持.

11. 功能多久发布一次?

OnBase通常每年发布四个特性驱动的版本.

12. 市场如何看待OnBase?

OnBase自豪地宣称拥有97%的年客户保留率，超过15,在世界各地拥有1万名客户. 几年来，高德纳(Gartner)和弗雷斯特(Forrester)基于OnBase的创新和客户参与度，都将其评为行业领导者.

13. 我听说Hyland/OnBase的文化很棒. 为什么呢?

海兰德从1991年就开始为客户服务，你是对的, 它以家庭和社区文化而闻名. 评选最佳工作场所, 你会发现工作勤奋的员工，他们知道如何享受乐趣，并与客户建立良好的关系. 在公司办公室里，你可能会发现某位员工正在滑滑梯, 或者去现场理发师那里理发, 或者去现场的日托中心看望孩子. 海兰德无疑拥有业内最独特和最好的文化之一.

14. 金沙乐娱app下载有机会和其他客户交流吗?

当然，这是OnBase社区的核心. 每年, OnBase将举办一年一度的社区直播活动，数千名客户聚集在一起与Hyland专家互动. 金沙乐娱app下载技术解决方案每年还与客户举办两次OnBase社区活动(现场和虚拟).

15. 我该如何开始呢?

金沙乐娱app下载技术解决方案的客户经理可以为你安排一个时间与OnBase专家交谈. 本课程旨在更多地了解您的业务，并帮助您在考虑如何使您的业务更加成功时了解所需的可能性和考虑因素.

1. 应对灾难

如今，如果纸质记录因火灾或洪水而遭受灾难性损失，70%的企业将在3周内倒闭.  今天的企业绝对必须有良好的灾难恢复计划.  利用电子文档管理流程和记录管理实践可以大大缩短灾难发生后业务恢复的时间.

2. 诉讼与风险

诉讼 对公司来说，不知道你的记录在哪里是一个很大的风险吗. 例如, 一家大型金融服务公司在三年的时间里支付了超过160亿美元的诉讼费用.

每个组织都需要 记录保留时间表 使用书面策略来确定创建和保留哪些文档, 由谁, 在什么位置. 不遵守这些实践的员工会将组织置于危险之中, 尤其是在审计或诉讼的时候. 无纸化和使用企业内容管理软件跟踪流程并确保员工遵守政策.

3. 远程访问

福布斯最近预测，在未来五到十年内，超过50%的美国工作流程将远程工作.  有一个员工可以远程访问文件的系统, 或者更重要的是, 这些文件中的信息无论何时何地都将成为成长型公司的关键战略.

4. 自动化

企业正处于数字化转型时代.  这包括智能设备、人工智能和连接应用程序.  客户期望更高水平的服务，当公司能够优化组织效率时，他们就会竞争并赢得这些客户.  拿着一叠发票的日子一去不复返了, 把它们放在别人的桌子上等待批准, 然后手动将信息输入处理系统.  只有当您利用最佳实践来最大化效率和可伸缩性时，自动化才有可能实现.  很明显，管理好内容的公司, 获得可见性, 控制关键流程, 达到更高的卓越水平.

5. 集成

信息无处不在，存在于众多的系统中.  从历史上看, 软件解决方案侧重于功能专业知识的特定领域, 以一种非常孤立的方法开发和支持系统.  今天，公司必须能够成功地集成这些系统，以获得更好的收益 数据的见解 为了他们的组织和客户.  关键不仅在于使你的论文电子化，还在于选择具有这种功能的系统 集成 记住.

从发票到合同再到视频文件, 您的组织拥有支持关键流程所需的各种业务关键型内容, 推动运营，服务客户. 当这些内容分散在物理和电子位置时, 用户浪费了宝贵的搜索时间, 没有简单的方法来确保最新的信息. 要利用关键内容的真正价值，您需要有效地处理它.

使用Hyland的内容管理功能, 你组织, 管理和优化来自整个组织的关键内容, 在用户需要时，为他们提供所需信息的完整视图.

利用文档管理功能来:

• 以数字方式处理业务内容，而不考虑内容的格式和当前位置.
• 使用户能够轻松地搜索文档，同时利用数字文件夹和文件柜来保持内容的组织性.
• 有效处理修订和版本，以确保用户访问最新的内容.
• 使用笔记, 标记和电子签名, 支持有效的协作和简化流程.
• 提供一份完整的审计历史，记录对关键内容的合规性所采取的措施.
• 快速地将合适的文件分发给合适的员工进行必要的阅读和培训——轻松地跟踪和证明员工的认可.

简化对文件和信息的访问, 使用户能够快速、轻松地找到完成任务所需的信息, 做决策，提供优质的客户服务.

Hyland的OnBase

与 Hyland的内容管理功能, 你组织, 管理和优化来自整个组织的关键内容, 在用户需要时，为他们提供所需信息的完整视图.

SharePoint

SharePoint是一个集成了微软Office的基于网络的平台. 虽然主要作为文件管理和存储系统销售, 该产品是高度可配置的, 它的使用因组织而异.

缓慢的处理, 难以检索文件, 不完整的信息, 重复工作:对于只想保持竞争力的企业来说，这些都是生产力杀手和客户服务噩梦. 是的，自动化这些文档的管理是非常有价值的.

但是，虽然为业务文档提供结构化存储库可以提高工作效率，但是 真正的 企业脱颖而出的机会是通过电子方式在业务流程中快速移动信息来提高运营效率. 这允许简化繁琐, 手工活动通常是必需的，但考虑到花费在这些活动上的时间，并不能为组织或客户提供很多附加价值.

在企业内容管理领域，这被称为文档工作流. 归根结底就是让高价值的员工专注于高价值的任务.

例如，想想你的招聘过程. 让你的候选人通过电子方式填写申请表, those applications flowing through a structured review and rating process; and, 如需进一步资料, 收集证明文件(简历, W4, 父母的同意, 驾照, 背景调查, 等.), 所有这些都由一个工作流引擎驱动，一旦收到所有所需的文档，该引擎就会自动转移到下一步.

想想有这种 权力 分布在会计、法律、客户服务和销售部门. 所有这些信息相互参照，在你的指尖点击一个按钮, 而且根据角色的不同，都是高度安全的, 能让你的生意更上一层楼吗.

工作流管理使业务流程自动化, 将工作任务与最适合这些任务的员工进行匹配. 一旦他们完成了工作, 任务会自动转移到最适合进行下一步的人身上.

如何知道是否需要工作流程管理软件?

很容易判断是否需要文档管理. 成排的文件柜, 兆字节的未知数据潜伏在你的网络上, 到处都是成堆的纸.

1. 你一天中大部分时间都在哪里度过?
2. 你的压力主要来自哪里?

如果您回答的是“工作”，则可能需要考虑内容服务解决方案.

需要内容服务解决方案的四个标志

1. 员工在低价值的工作上花费了太多的时间(比如搜索文件, 等待或手动传输纸质文件, 丢失重要文件, 复制工作)
2. 一些员工忙于工作，而另一些则无所事事
3. 忙碌的决策者在这一过程中造成了瓶颈，因为他们必须参与其中，但通常是不可用的
4. 员工们正在挑选工作(最有趣的, 对他们最有价值的, 等等)对公司目标的损害

ECM是什么意思?

企业内容管理(ECM)有时被称为文档管理或文档管理，这包括文档管理, 合同, 扫描图像.

什么是ECM ?为什么它很重要?

ECM代表企业内容管理，它是一个软件协作平台, 商店, 并为企业组织信息. ECM使公司能够简化和改善日常运营.

为什么需要ECM?

ECM软件旨在帮助公司将纸质文档转换为数字文档, 将这些文档存储在ECM系统中, 和分享, 有效地管理和提取这些文件. 搜索功能. ECM旨在帮助企业摆脱基于纸张的方法，从而更容易地实现, 更清洁的记录管理系统.

安全特性，如可定制的访问限制

使用任何文件管理系统(DMS), 可以在保护数据的上下文中访问自定义权限. 通过控制您的DMS，您在协作和使用它方面有了额外的选择.

它允许您设置个人权限, 对文件进行访问控制, 然后分配给不同的人. 如果没有这种灵活性，您的DMS对于一些小型业务应用程序甚至可能没有价值. 然而，各种规模和行业的公司都在使用许可. 因此，访问限制功能在所有dms中都是必不可少的.

能够存储各种文件类型

业务流程使用不同的文件，因此文档管理系统必须灵活地适应这些不同类型的文件. 在某些情况下，DMS将需要多个DMS, 给您的团队带来更多的工作或复制您的业务数据系统. 在一般情况下, 软件程序运行得更好, 允许简化业务操作的灵活性.

搜索功能，快速定位和访问重要文件

它将帮助你提高对文档的使用. 如果不能浏览数据，就不能访问必要的文档. 不同的文档管理系统有不同的搜索可能性. 您选择的DMS可能取决于搜索对特定使用场景的有用程度.

用于审计和跟踪的文档历史

可以很容易地扫描和重用文档，以确保只有在文档更改之后才更新正确的文件. 它还有助于文件的遵从性，因为内部规则或条例对审计非常严格. 因此，包含审计的DMS是至关重要的.

文档和备份存储的版本控制

您的DMS应该有包含更改痕迹的书面记录. 这将使您有机会返回到以前的版本并检查数据中的更改. 当数据丢失或严重损坏时，需要备份副本.

遵从性和安全性

在分析新的业务解决方案时，安全性始终是业务中的一个关注点，通常可以将其视为优先级. 小企业不可能马上遇到法律问题，但值得提前考虑.

能够随着业务需求而增长的系统, 将简单的权限和实现版本控制功能相结合将具有这种优势. 稍后考虑满足法规要求的解决方案. 添加冗余的安全性或备份特性是一个不错的策略.

文档管理软件成本

软件文档有不同的定价结构. 您的文档管理系统的最大成本因素可以通过选择云和本地版本来确定. 基于云的解决方案消除了基础设施的维护负担，并将其保护在独立的公司中.

而在现场管理时，节省的成本微乎其微, 你只需要相信这个组织能正确地处理它. 基于云的应用程序通常需要付费订阅.

批准,分享 & 签名

在这种情况下，公司可以简单地为相同的目的创建一个文档. 然而，文档通常是用于共享的. 因此，任何DMS系统的主要领域之一都是能够处理此类文件的工具.

这种能力在提高与客户沟通效率方面是微不足道的. 该特性对于具有合规性或司法后果的文件尤其重要.

存储和协作

虽然这是基本的，但文档管理系统应该以多种文件样式存储文档. 在购买之前，您必须检查您的业务在这方面的需求，并将它们与潜在的系统进行匹配. 即使在今天，许多专有文件仍然不被所有DM系统所支持. 除了, DM软件可以选择用最少的工作或系统资源来组织这个文件.

利用企业内容管理(ECM)缓解业务压力的3种方法

1. 数字化

不管你是有一大堆文件，还是每天都有一堆需要处理的文件, 走向数字化的第一步是从这些物理文件中获取信息. 有 广泛的解决方案，扫描和捕获各种规模的项目 以及你可以在你的组织中实现的复杂性.

您的电子文档对业务系统的可用性就越快, 您的用户和业务流程就会越早受益.

2. 确保访问

那么，当你去掉那个实体文件柜时会发生什么呢? 毕竟，您仍然需要一个地方来存储无数的文件，并在需要时轻松地访问它们.

有大量的文档和企业信息管理平台可供考虑, 确定一个满足您需求的系统是很关键的. 它是否提供云选项? 第三方专家如何评估?  它是否能够补充现有的系统，同时能够扩展为统一的信息管理平台?

每个组织都是不同的，有必须满足的独特考虑, 但对这些平台的评估并不复杂. 如果你刚刚开始，金沙乐娱app下载有 可以帮助你的工具 按照简单的方法来做出明智的决定，并为您组织的文件实施正确的系统.

诀窍在于花时间做必要的深入研究，以找到正确的解决方案——无论是现在还是将来.

3. 自动化标准流程

简化您的核心业务操作——比如能够从一个位置访问所有应收账款数据和文档——可以节省大量资金. 无论如何或在哪里收到文件(电子或纸质)， 与捕获和自动付款张贴，您可以立即识别改进的和解过程.

更好的审计控制, 高效的汇款和付款人问题警报，以及减少付款张贴和拒绝管理的成本只是其中的一部分好处. 预先定义适当的业务规则将允许您为电子文件编排适当的路由, 给你节省时间的最大回报. 更精确的过程.

所有这些领域都能在生产时间方面改善金沙乐娱app下载的业务, 头痛了, 目标实现了.

文档管理软件特点

而文档管理软件则对文档进行数字化和组织，使其易于在用户许可下查找和修改, 它可能会附带一些功能. 在选择任何文档管理工具之前，您应该考虑哪些工具?

工作流自动化

自动化工作流允许用户自动移动他们的工作. 以销售点(POS)工作流为例. 您可以将工作流自动化，这样一旦生成po，它们就可以直接交给适当的经理.

经理收到通知，下一个相关人员也将收到来自管理主管的通知. 在某些情况下，它还允许您将其合并到自动化工作流中. 业务文档管理系统的最佳软件允许为您的团队的工作流定制工作流程.

图像扫描

成像扫描可能对对文档数字化感兴趣的企业有用. 扫描提供了一种将纸质文件转换为数字文件以导出到软件或计算机的方法.

电子签名

文档管理软件通常为需要签署采购订单的经理保存文档. 一些文档管理软件集成了数字签名工具，如DocuSign.

这允许电子签名. 该软件允许您通过电子邮件向要求签名的收件人发送文件. 因此，你可以通过确保客户能够签署重要文件来提高效率.

可用性

软件可用性是一个关键因素. 它提供了地球上最好的功能. 大多数文档管理软件都提供免费测试，用户可以在购买前试用. 因为每个人都使用这个系统, 确保各方都有机会测试系统，看看他们是否对产品满意.